Praxistipps 

Ein typischer Alltag
Das Telefon klingelt. Ein Mitarbeiter hat eine Rückfrage. Ein Kunde wartet auf ein Angebot. Zwischendurch wird noch schnell der Stundenzettel von gestern gesucht und das Angebot mit der erbrachten Leistung abgeglichen. Aber wo war noch gleich das Angebot? Wieder klingelt das Telefon. Jede Unterbrechung dauert nur wenige Minuten und genau deshalb werden diese Zeitverluste häufig unterschätzt.

Problem
Informationen fehlen, Zuständigkeiten sind unklar, jeder arbeitet etwas anders, Wissen steckt in einzelnen Köpfen. Auch kleine Unterbrechungen summieren sich schnell auf ein beachtliches Ausmaß. Lassen Sie uns mal anhand eines konkreten Beispiels durchgehen.

Beispiel
Ein Kunde ruft an und fragt nach dem Bearbeitungsstand seines Auftrags. Die zuständige Mitarbeiterin muss zunächst Informationen zusammensuchen in E-Mails, Ordnern und auf Zetteln und anschließend noch Rücksprache mit dem zuständigen Kollegen halten. Dieser Vorgang dauert 15 Minuten. Nicht, weil die Mitarbeiterin langsam arbeitet, sondern weil die Informationen nicht sofort und an einem zentralen Ort verfügbar sind.

So könnte die Lösung aussehen
Statt Informationen an verschiedenen Stellen zu suchen oder Kollegen anzurufen, gibt es einen einheitlichen Ablauf:

• Jeder Auftrag wird zentral an einer Stelle digital dokumentiert.
• Der aktuelle Bearbeitungsstand wird nach jedem wichtigen Arbeitsschritt kurz aktualisiert.
• Zuständigkeiten sind eindeutig festgelegt und auch einsehbar.
• Alle Mitarbeitenden wissen, wo sie die benötigten Informationen ablegen und auch finden.

Dadurch lässt sich eine Kundenanfrage häufig direkt beantworten, ohne Rückfragen oder langes Suchen und der Aufwand lässt sich häufig deutlich reduzieren.

Nutzen
Die Bearbeitung eines einzelnen Anrufs dauert vielleicht nur fünf Minuten weniger. Doch wenn solche Situationen mehrmals pro Woche auftreten, summieren sich selbst kleine Zeitersparnisse schnell auf viele Stunden im Jahr. 

Fazit
Sie sehen, es geht nicht darum, jeden Tag eine Stunde einzusparen. Oft reichen schon wenige Minuten. Und das sind nur die Einsparmöglichkeiten bei einem Vorgang. Stellen Sie sich vor, wie viel mehr Zeit im Betrieb verfügbar wäre für Mitarbeiter, Kunden und wichtige Büroarbeit, wenn Sie bei allen Routineaufgaben und Standard-Abläufen immer ein wenig Zeit einsparen würden.
Das verschafft Ihnen nicht nur mehr Zeit fürs Wesentliche, sondern spart am Ende auch Nerven der Mitarbeitenden, da sie anfallende Aufgaben schneller und stressfreier erledigen können.