Praxistipp Nummer 8
Warum kurzfrsitige Dienstplanänderungen so viel Zeit kosten und wie Sie den Aufwand reduzieren
Ausgangsituation
Eine Kollegin aus dem Pflegedienst meldet sich krank, kurz bevor die Frühschicht beginnt. Jetzt muss die Tour neu verteilt werden. Wer übernimmt welche Patientinnen und Patienten, passt die Route noch, reicht die Zeit? Telefonate, Nachrichten, Absprachen: Bis der Plan wieder steht, sind oft mehrere Mitarbeitende und die Pflegedienstleitung eine ganze Weile beschäftigt.
Warum kurzfristige Planänderungen so viel Zeit kosten
Touren- und Dienstpläne werden in vielen Betrieben manuell erstellt und bei Änderungen ebenso manuell angepasst, meist telefonisch oder über einzelne Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig. Dabei müssen Qualifikationen, Fahrzeiten, Patientenwünsche und Arbeitszeitvorgaben gleichzeitig berücksichtigt werden, was von Hand kaum überschaubar ist. Jede kurzfristige Änderung, ob durch Krankheit, Urlaub oder einen zusätzlichen Einsatz, erfordert deshalb erneut den vollen manuellen Abstimmungsaufwand, statt dass sich der Plan mit wenigen Anpassungen selbst korrigiert.
Drei Fragen für Ihren Betrieb
- Wie oft kommt es bei Ihnen zu kurzfristigen Planänderungen und wer kümmert sich dann jeweils darum?
- Wie viel Zeit geht bei einer solchen Änderung im Schnitt drauf, bis alle Beteiligten informiert sind?
- Läuft die Abstimmung bei Ihnen telefonisch/schriftlich einzeln ab, oder gibt es eine zentrale Übersicht, auf die alle zugreifen können?
Tipp
Notieren Sie über zwei Wochen jede kurzfristige Planänderung mit Uhrzeit, Anlass und ungefährer Dauer der Abstimmung. Meist zeigt sich schnell, wie oft solche Situationen tatsächlich vorkommen und wie viel Zeit sich allein durch eine reibungslosere Abstimmung einsparen ließe.
Fazit
Kurzfristige Änderungen lassen sich in der Pflege nie vermeiden, der Aufwand dahinter lässt sich aber meistens schon reduzieren. Wer Touren- und Dienstpläne so organisiert, dass Änderungen mit wenigen Schritten bei allen Beteiligten ankommen, spart nicht nur Zeit in der Abstimmung, sondern gleichzeitig sinkt auch der Stress bei kurzfristigen Umplanungen für die Leitung und das gesamte Team.