Praxistipps
In diesem Bereich finden Sie wertvolle Tipps, wie Sie Ihren Betriebsablauf unter die Lupe nehmen können und kleine Verbesserungen im Betriebsalltag etablieren können.
01
Praxistipp Nummer 1
Wo im Arbeitsalltag wertvolle Zeit verloren geht
Das Telefon klingelt. Ein Mitarbeiter hat eine Rückfrage. Ein Kunde wartet auf ein Angebot. Zwischendurch wird noch schnell eine Information gesucht. Jede Unterbrechung dauert nur wenige Minuten und genau deshalb werden diese Zeitverluste häufig unterschätzt.
02
Praxistipp Nummer 2
Der Betrieb verändert sich. Wachsen Ihre Abläufe mit?
Kunden stellen neue Anforderungen oder gesetzliche Vorgaben verändern bestehende Routinen (z.B. die Einführung der E-Rechnung oder die Zeiterfassung für Mitarbeiter). Veränderungen sind wesentlicher Bestandteil in vielen Betrieben und bedeuten Weiterentwicklung. Die Arbeitsabläufe bleiben dabei aber oft unverändert.
03
Praxistipp Nummer 3
Warum Software allein meist keine Zeit spart
Viele Betriebe hoffen, dass ein neues Programm den Arbeitsalltag einfacher macht. Tatsächlich zeigt die Praxis jedoch etwas anderes: Werden bestehende Abläufe unverändert in eine neue Software übertragen, bleiben viele Probleme bestehen.
04
Praxistipp Nummer 4
Wissensmanagement: Warum Mitarbeitende immer die gleichen Fragen stellen
Neue Mitarbeitende möchten ihre Aufgaben richtig erledigen. Deshalb fragen sie nach. Das ist völlig normal. Problematisch wird es, wenn dieselben Fragen immer wieder gestellt werden, unabhängig davon, wer neu im Team ist.
05
Praxistipp Nummer 5
Warum Kunden immer wieder anrufen und wie Sie vermeidbare Rückfragen reduzieren
Gute Kundenkommunikation beginnt, bevor das Telefon klingelt. Viele Betriebe kennen das: Kaum ist das Angebot verschickt oder ein Termin vereinbart, klingelt das Telefon. Rückfragen kosten Zeit, sowohl beim Kunden als auch im Betrieb.
06
Praxistipp Nummer 6
Warum jeder Betrieb Standards braucht, auch wenn jeder Auftrag anders ist
Kein Dach gleicht dem anderen. Jede Heizungsanlage ist anders. Jedes Projekt hat andere Herasforderungen. Jeder Kunde bringt neue Anforderungen und Erwartungen mit. Das Ergebnis ist oft individuell. Viele Abläufe rund um den Auftrag wiederholen sich jedoch jeden Tag. Je einheitlicher diese wiederkehrenden Abläufe organisiert sind, desto weniger Zeit geht durch Abstimmungen, Rückfragen oder Doppelarbeit verloren.
07
Praxistipp Nummer 7
Warum Dokumentation in der Pflege so viel Zeit frisst und wie Sie sie reduzieren
Nach der letzten Tour setzt sich die Pflegekraft noch einmal an den Schreibtisch und dokumentiert Vitalwerte, Medikamentengabe, Besonderheiten. Alles muss erfasst werden, oft händisch auf Papier, teils zusätzlich digital nachgetragen. Das passiert nicht nebenbei, sondern kostet echte Zeit ,die eigentlich der Pflege oder der Erholung gehören würde.
08
Praxistipp Nummer 8
Warum Dienstplanänderungen so viel Zeit kosten und wie Sie den Aufwand reduzieren
Eine Kollegin meldet sich krank, kurz bevor die Frühschicht beginnt. Jetzt muss die Tour neu verteilt werden. Wer übernimmt welche Patientinnen und Patienten, passt die Route noch, reicht die Zeit? Telefonate, Nachrichten, Absprachen: Bis der Plan wieder steht, sind oft mehrere Mitarbeitende und die Pflegedienstleitung eine ganze Weile beschäftigt.
09
Praxistipp Nummer 9
Warum Angebote im Sand verlaufen und wie Sie mehr davon zum Abschluss bringen
Ein Angebot wird erstellt, verschickt und dann wartet man. Tage vergehen, dann Wochen. Irgendwann ist der Auftrag entweder woanders gelandet oder einfach eingeschlafen, ohne dass jemand noch einmal nachgefragt hat. Für den Betrieb bedeutet das nicht nur einen entgangenen Auftrag, sondern auch verlorene Zeit für die Angebotserstellung selbst.